Как приумножать капитал знаний в компании?

Как приумножать капитал знаний в компании?

1. Нужно записывать знания

Говорят, человечество сделало как минимум два важных скачка в своем развитии: первый — когда научилось записывать знания (это привело к тому, что они стали накапливаться и совершенствоваться), второй — когда научилось печатать (это привело к быстрому распространению и обмену знаниями, что в свою очередь повысило их накапливание и совершенствование).

Наш бизнес — это не совсем человеческие образования, он привык хранить знания в головах. Совсем немного доверяет бумаге и самую малую толику современным информационным системам.

А ведь никто не отменял принципа — записанные знания имеют свойство накапливаться и совершенствоваться.

photo

Протестируйте свое предприятие, если хотите:

— Где записаны на вашем предприятии способы привлечения клиентов?

— Где записаны личные дела сотрудников?

— Где записаны истории всех собеседований которые вы проводили?

— Где записаны правила корпоративного этикета, которые приняты на вашем предприятии?

— Как выглядит структура вашего предприятия и где она записана?

— Где находится информация об обучениях, которые проходили в компании? Об аттестациях?

— Бизнес-план?

— Цели компании?

— График отпусков?

— Если все это записано, то как организован доступ к этим знаниям сотрудников?

— Описания бизнес-процессов?

Уверяю вас — все это должно быть записано, а не находиться в голове!

2. Сервер и файлы

Мало того что знания будут записаны, нужно еще организовать к ним удобный доступ сотрудников. Иначе, толку от них не будет. Если не организовать свободного доступа и обмена знаниями, то вероятность того что они порастут пылью чрезвычайно высока.

Совершенствование, изменяемость и накапливаемость — неотъемлемые атрибуты базы знаний.

Думаю не нужно объяснять, что знания удобнее хранить в облачном сервисе к которому есть доступ с любого устройства подключенного к интернету. Так как это корпоративная база знаний, то еще и в защищенном виде.

Часто руководители хранят знания в виде файлов и папочек на внутреннем сервере компании. Совсем продвинутые знают что такое Dropbox и SugarSync. Суть та же — много папочек, в которых лежат файлы.

А теперь представьте, что вы клиентам вместо интернет сайта создаете какой-то каталог папок, в котором лежат разные файлы о вас и вашем продукте. Пусть копается по FTP и ищет то что ему нужно.

Правда глупо?

А почему же ваши сотрудники должны рыться в папках?

Правильный путь — это создание внутреннего корпоративного портала, сайта, на котором будут во всем привычной форме выложены знания в виде интернет-страниц.

Такое ведение базы знаний, найдет максимально положительный отклик у сотрудников. Ведь мы все с вами привыкли пользоваться сайтами и без труда сможем разобраться.

3. Функционал корпоративного портала

Далее я расскажу как должен функционировать корпоративный портал, чтобы приносить максимальную отдачу.

komp_kniga

Удобный доступ к знаниям

Каждый сотрудник должен иметь возможность обратиться в любой момент к этим знаниям.

Знания должны быть удобно структурированы. Удобно визуально представлены.

На портале должна быть возможность размещения аудио и видео, картинок и текста.

Если у вас внедрена система совместной работы с документами ГуглДокс или Офис 365, то вы понимаете о чем я говорю. Так вот, в вашей базе должна быть реализована возможность размещения на странице документов созданных в похожих сервисах.

Удобный способ наполнения корпоративного портала

Генерировать знания в базу должны почти все сотрудники, а это значит, что возможность добавления или изменения знаний должна быть реализована так, чтобы это мог делать хотя бы каждый руководитель подразделения. И по возможности каждый сотрудник. Если это будет сайт с администрированием, в котором смогут разобраться только ИТ-специалисты, то грош цена такому корпоративному порталу.

Например, если вы ведете в базе знаний страницу  “предложения сотрудников”, то естественно, что возможность добавлять туда информацию должен иметь любой сотрудник.

Очень важна возможность разграничивать права пользователей, кто-то должен редактировать, кто-то только читать, а кто-то и то не все разделы должен иметь право читать. Это позволит любые знания размещать в одном месте. Даже если руководитель не хочет открывать доступ своим сотрудникам к каким-либо документам, он все равно сможет размещать все в одном месте, ограничивая доступ.

Социализация

Очень удобно если на корпоративном портале будут работать сервисы для общения сотрудников. Возможно, это будет корпоративная лента новостей, форум или же чат. Для компаний с удаленными офисами очень важно чтобы сотрудники, находясь друг от друга на расстоянии, могли общаться и знакомиться друг с другом. Это помогает формировать единую корпоративную культуру.

Информационные возможности

Корпоративный портал должен стать единым каналом распространения корпоративной информации, это могут быть — приказы, свежие прайсы, объявления, документы и т.д.

Поэтому, желательно, чтобы работала система уведомлений для таких разделов; чтобы сотрудники могли подписаться на уведомления о изменениях информации.

Интеграция с другими корпоративными сервисами

Желательно, чтобы была возможность создания единой информационной среды в компании, в которой под одним логином сотрудник получал доступ к корпоративному порталу, документам, почте, календарю, системе управления задачами, CRM и другим сервисам.

Функционал можно додумывать и расширять, уже сейчас видно что компании Google и Майкрософт пытаются все это реализовать. Есть две вселенные — Googl Aps и Office 365.

Первыми на этом поле стали работать Гуглы, вот в их вселенной и обитает Корпоративный портал ПАРД.

4. Корпоративный портал ПАРД

Свой первый корпоративный портал я делал именно в GoogleApps. Тогда в 2010 году для меня это было открытие, и когда я придумал что такой сайт нужен компании, то с удивлением обнаружил, что такие сайты у многих есть.

Но сейчас я расскажу о Корпоративном портале ПАРД версия 0.3

Это шаблон, который мы выложили в открытый доступ и который может использовать любой из вас.

К третьей версии Корпоративного портала мы поняли что портал должен нести в себе нечто большее чем базу знаний. Мы попытались встроить в структуру сайта систему управления предприятием.

То есть мы создали систему разделов таким образом, что она полностью повторяет собой разделы управления предприятием. Это позволяет заполнять знаниями портал ничего не забывая и позволяет пользователям понимать суть знаний.

Сейчас я расскажу подробнее и станет все понятно.

Итак, наш корпоративный портал построен на платформе Google Apps.

Это позволяет под одним логином использовать следующий функционал:

  • База знаний в виде сайта
  • Почта
  • Документы
  • Хранение фото
  • Календарь
  • Контакты
  • Социализация на базе Гугл+ (мы пока не внедрили, пользуемся закрыми группами в ФБ)
  • Управление проектами (сторонний сервис из ГуглМаркетплейс с единым доступом аккаунта GoogleApps)
  • Рисование Бизнес-процессов (сторонний сервис из ГуглМаркетплейс с единым доступом GoogleApps)

Сначала я все материалы набрасывал как попало. Какой-то продуманной структуры не было. Но далее с развитием системного подхода к управлению предприятием, я все больше и больше начал понимать что корпоративный портал должен отражать систему управления. Он как бы зеркало того что происходит на предприятии.

Не совсем зеркало конечно, а проводник и помощник в управлении. Поэтому структура корпоративного портала должна отражать вашу систему управления.

Вот как это у нас:

Скриншот 2015-02-24 20.15

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1

Тут есть  шесть главных разделов:

  1. MCI — управление идеологией компании
  2. BPM — управление бизнес-процессами
  3. HRM — управление персоналом
  4. Marketing Management — управление маркетингом
  5. SRM — управление взаимоотношениями с поставщиками
  6. Вспомогательный раздел — временное название

Это версия 0.3 (декабрь 2012) и разделы будут дорабатываться вместе с доработкой системы управления.

Чем удобна такая структура?

Первое — это удобство работы людям, которые работают в данной управленческой среде, им легко искать нужные материалы

Но самое главное, такая структура является подсказкой для руководителя. Руководитель понимает, если не заполнены какие-то разделы знаниями, то это значит, что знания об этих процессах скорее всего отсутствуют, а значит процессы пущены на самотек. И есть большая вероятности неэффективности.

Как я уже писал выше, корпоративный портал это только часть ИТ-среды, которая сформирована в нашей компании на основе Google Apps.

Мы активно используем Документы и это удобно при работе с сайтом. Сервис поддерживает отображение документа на странице. Это позволяет интересно работать с правами доступа, легко вставлять в страницы описания бизнес процессов из программы Gliffy, в которой мы делаем все графические описания процессов.

Если вы меняете описание процесса или документ, вам не нужно обращаться к сайту для его изменения. Он меняется на сайте автоматически.

Каждый сотрудник имеет доступ ко всем сервисам с помощью единого аккаунта. Этот аккаунт легко администрируется. В случае увольнения сотрудника, достаточно его заблокировать, и сотруднику закрывается доступ ко всем сервисам.

Наша компания имеет опыт внедрения такого корпоративного портала нашим клиентам, но как законченный продукт автоматизации процессов клиента на базе среды Google Apps мы его еще разрабатываем.

Сергей Вихарев
Вихарев Сергей Владимирович — предприниматель, автор системы управления персоналом PARD и обучающих курсов для предпринимателей. Участник и член правления международной организации предпринимателей EO Russia.
Сергей возглавляет группу компаний «ПАРД», куда входит 5 компаний — в области логистики, управленческого консалтинга, производства, финансовых услуг, а также школа менеджмента «PardSchool», успешно внедряющая новые стандарты корпоративного обучения.
 -2

Вам так же может понравится

Как привлечь внимание инвестора

Главная ошибка стартапов: они думают, что знают, как заинтересовать инвестора. Ключевые моменты рассказа инвестору о своем проекте Инвестор хочет услышать от стартапера определённую информацию: у некоей группы людей есть проблема,

Мотивация персонала 0 Comments

Система оплаты труда: Платить ли процент?

Всегда, когда мы работаем над реинжинирингом отдела продаж, нам приходиться работать над изменением системы оплаты труда менеджеров по продажам. В этой заметке мы поделимся с вами своим подходом, который практикуем

Управление процессами 0 Comments

Как смоделировать бизнес-процесс с помощью ATLAS BPM

Сегодня мы покажем вам, как можно смоделировать бизнес-процесс в системе управления процессами ATLAS BPM. В данном видео Сергей Вихарев, руководитель Atlas Software, показывает пример моделирования процесса «Создание видео». Сергей Вихарев Вихарев Сергей