Как приумножать капитал знаний в компании с помощью Atlas BPM

Как приумножать капитал знаний в компании с помощью Atlas BPM

Эта статья была написана мною в 2012 году. Сейчас я публикую её заново, практически без изменений. Публикую, в связи с выходом нового модуля База знаний в ATLAS BPM. Я поменял только четвертый раздел, так как в старой статье обзор составлялся на примере Базы знаний в Google.

1, 2 и 3 разделы остались без изменений. Они актуальны до последнего слова и сейчас — Вихарев Сергей, компания Atlas Software.

1. Нужно записывать знания

Говорят, человечество сделало как минимум два важных скачка в своем развитии: первый — когда научилось записывать знания (это привело к тому, что они стали накапливаться и совершенствоваться), второй — когда научилось печатать (это привело к быстрому распространению и обмену знаниями, что, в свою очередь, повысило их накапливание и совершенствование).

Обычно, внутри компаний малый процент знаний доверяют жесткому диску и самую малую толику — облачным системам.

А ведь никто не отменял принципа, что записанные знания имеют свойство накапливаться и совершенствоваться.

Протестируйте свое предприятие, если хотите:

— где записаны на вашем предприятии способы привлечения клиентов?

— где записаны личные дела сотрудников?

— где записаны истории всех собеседований, которые вы проводили?

— где записаны правила корпоративного этикета, которые приняты на вашем предприятии?

— как выглядит структура вашего предприятия и где она зафиксирована?

— где находится информация об обучениях, которые проходили в компании? А об    аттестациях?

— бизнес-план?

— цели компании?

— график отпусков?

Если все это записано, то:

— как организован доступ к этим знаниям сотрудников?

— как описаны бизнес-процессы?

Уверяю вас — все это должно быть записано, а не находиться в голове!

There is laptop near a lot of documents and catalogs

2. Сервер и файлы

Мало того, что знания будут записаны, необходимо организовать к ним удобный доступ сотрудников. Иначе, толку от них не будет. Если не организовать свободного доступа и обмена знаниями, то вероятность того, что они порастут пылью — чрезвычайно высока.

Совершенствование, изменяемость и накапливаемость — неотъемлемые атрибуты базы знаний.

Думаю не нужно объяснять, что знания удобнее хранить в облачном сервисе, к которому есть доступ с любого устройства, подключенного к интернету. Так как это корпоративная база знаний, то еще и в защищенном виде.

Часто руководители хранят знания в виде файлов и папок на внутреннем сервере компании. Совсем продвинутые знают, что такое Dropbox и SugarSync. Суть та же — много папок, в которых лежат файлы.

А теперь представьте, что вы клиентам вместо интернет сайта создаете некий каталог папок, в котором лежат разные файлы о вас и вашем продукте. Пусть копается по FTP и ищет то, что ему нужно.

Правда глупо?

А почему же ваши сотрудники должны рыться в папках?

Правильный путь — это создание внутреннего корпоративного портала, сайта, на котором будут во всем привычной форме выложены знания в виде интернет-страниц.

Такое ведение базы знаний найдет максимально положительный отклик у сотрудников. Ведь мы все с вами привыкли пользоваться сайтами и без труда сможем разобраться.

Fotolia_45544986_Subscription_Monthly_XXL1_8ce1d

3. Функционал корпоративного портала

Далее, я расскажу, как должен функционировать корпоративный портал, чтобы приносить максимальную отдачу.

Удобный доступ к знаниям

Каждый сотрудник должен иметь возможность обратиться в любой момент к этим знаниям.

Знания должны быть удобно структурированы. Удобно визуально представлены.

Пусть на портале будет возможность размещения аудио и видео, картинок и текста.

Если у вас внедрена система совместной работы с документами GoogleDocs или Office365, то вы понимаете, о чем я говорю. Так вот, в вашей базе должна быть реализована возможность размещения на странице документов созданных в похожих сервисах.

Удобный способ наполнения корпоративного портала

Генерировать знания в базу должны почти все сотрудники. А это значит, что возможность добавления или изменения знаний должна быть реализована так, чтобы это мог делать хотя бы каждый руководитель подразделения. И по возможности, — каждый сотрудник. Если это будет сайт с администрированием, в котором смогут разобраться только IT-специалисты, то грош цена такому корпоративному порталу.

Например, если вы ведете в базе знаний страницу  “предложения сотрудников”, то, разумеется, возможность добавлять туда информацию должен иметь любой сотрудник.

Очень важна возможность разграничивать права пользователей, кто-то должен редактировать, кто-то только читать, а кто-то не должен быть допущен до стопроцентного чтения. Это позволит любые знания размещать в одном месте. Даже если руководитель не хочет открывать доступ своим сотрудникам к каким-либо документам, он все равно сможет размещать все в одном месте, ограничивая доступ.

Социализация

Очень удобно если на корпоративном портале будут работать сервисы для общения сотрудников. Возможно, это будет корпоративная лента новостей, форум или же чат. Для компаний с удаленными офисами очень важно чтобы сотрудники, находясь друг от друга на расстоянии, могли общаться и знакомиться друг с другом. Это помогает формировать единую корпоративную культуру.

Информационные возможности

Корпоративный портал должен стать единым каналом распространения корпоративной информации, это могут быть: приказы, свежие прайсы, объявления, документы и т.д.

Поэтому, желательно, чтобы работала система уведомлений для таких разделов, чтобы сотрудники имели возможность подписаться на уведомления об изменениях информации.

Интеграция с другими корпоративными сервисами

Желательно, чтобы была возможность создания единой информационной среды в компании, в которой под одним логином сотрудник получал доступ к корпоративному порталу, документам, почте, календарю, системе управления задачами, CRM и другим сервисам.

Функционал можно додумывать и расширять, уже сейчас видно, что компании Google и Microsoft пытаются все это реализовать.

Такая возможность недавно появилась и в Atlas BPM.

Баннер Атлас

4. Модуль База знаний в Atlas BPM

Свой первый корпоративный портал я делал в GoogleApps. Тогда в 2010 году для меня это было открытие, и когда я придумал, что такой сайт нужен компании, то с удивлением обнаружил, что такие сайты у многих есть.

И уж совсем тогда не предполагал, что стану руководить разработкой собственного облачного решения, которое по удобству поспорит с “Google-Sites”.

Так выглядит настроенная структура Базы знаний в Atlas BPM (все скриншоты взяты из аккаунта компании Atlas Software).

image00

В Базе знаний Atlas BPM есть все, что вам нужно для создания удобного хранилища информации:

  • Создание разделов и подразделов
  • Создание страниц с встроенным редактором (страницу можно использовать как для написания текста, так и для публикации документов из GoogleDocs или, например, диаграмм Gliffy.com)
  • Создание страниц с встроенным файловым менеджером
  • Загрузка картинок, ссылок, файлов и т.д.
  • Удобное меню, которое можно свернуть, чтобы оно не мешало работе
  • Распределенный доступ
  • Вы можете заказать любой объем дополнительного дискового пространства

Чем удобна такая структура? Первое — это удобство использования людям, работающим в данной управленческой среде. Легкий поиск нужных материалов.

Мы активно используем Google-документы и это удобно при работе с сайтом. База знаний в Atlas BPM поддерживает отображение документа на странице. Это позволяет удобно работать с правами доступа, легко вставлять в страницы описания бизнес процессов из программы Gliffy, в которой мы делаем все графические описания процессов.

В Gliffy есть возможность опубликовать любую диаграмму в виде кода.

image01

База знаний Atlas BPM поддерживает интеграцию с этим кодом, вы можете легко его встраивать в вашу страницу. Вот что получится.

image02

Точно также выглядит встроенный документ Google.

image03

Если вы меняете описание процесса или документ, вам не нужно обращаться к сайту для его изменения. Он меняется на сайте автоматически.

Каждый сотрудник имеет доступ ко всем сервисам с помощью единого аккаунта. Этот аккаунт легко администрируется. В случае увольнения сотрудника, достаточно его заблокировать, и сотруднику закрывается доступ ко всем сервисам.

Современные сервисы хранения информации, такие как Atlas BPM, способны значительно повысить удобство накопления и распространения информации внутри компании.

Рады будем проконсультировать вас. Записывайтесь на демонстрацию.

 

Сергей Вихарев
Вихарев Сергей Владимирович — предприниматель, автор системы управления персоналом PARD и обучающих курсов для предпринимателей. Участник и член правления международной организации предпринимателей EO Russia.
Сергей возглавляет группу компаний «ПАРД», куда входит 5 компаний — в области логистики, управленческого консалтинга, производства, финансовых услуг, а также школа менеджмента «PardSchool», успешно внедряющая новые стандарты корпоративного обучения.
 -2

Вам так же может понравится

Цели, задачи 0 Comments

Создаем личную формулу успеха

Любящие родители всегда стараются находить верные ответы, когда их дети познают мир. Вопросы не имеют признаков, хорошие они или плохие, умные или глупые. Такие атрибуты присущи только ответам на них. Люди, которые стремятся

Менеджмент 0 Comments

Утверждена программа EO Process Management Day

Бизнес-интенсив EO Process Management Day, на который мы приглашали вас ранее, получил официальную программу. Мероприятие состоит из 4-х блоков: 1) введение, содержащее различные кейсы; 2) обзор BMP PARD – процессного

Менеджмент 0 Comments

Приглашаем на EO Process Management Day

24 октября в Москве впервые пройдет бизнес-интенсив по процессному управлению, организованный Российским отделением Организации Предпринимателей Entrepreneurs’ Organization (EO Russia).  Проводить это учебное мероприятие будет руководитель Школы менеджмента ПАРД и участник