Как приумножать капитал знаний в компании с помощью Atlas BPM

Как приумножать капитал знаний в компании с помощью Atlas BPM

Эта статья была написана мною в 2012 году. Сейчас я публикую её заново, практически без изменений. Публикую, в связи с выходом нового модуля База знаний в ATLAS BPM. Я поменял только четвертый раздел, так как в старой статье обзор составлялся на примере Базы знаний в Google.

1, 2 и 3 разделы остались без изменений. Они актуальны до последнего слова и сейчас — Вихарев Сергей, компания Atlas Software.

1. Нужно записывать знания

Говорят, человечество сделало как минимум два важных скачка в своем развитии: первый — когда научилось записывать знания (это привело к тому, что они стали накапливаться и совершенствоваться), второй — когда научилось печатать (это привело к быстрому распространению и обмену знаниями, что, в свою очередь, повысило их накапливание и совершенствование).

Обычно, внутри компаний малый процент знаний доверяют жесткому диску и самую малую толику — облачным системам.

А ведь никто не отменял принципа, что записанные знания имеют свойство накапливаться и совершенствоваться.

Протестируйте свое предприятие, если хотите:

— где записаны на вашем предприятии способы привлечения клиентов?

— где записаны личные дела сотрудников?

— где записаны истории всех собеседований, которые вы проводили?

— где записаны правила корпоративного этикета, которые приняты на вашем предприятии?

— как выглядит структура вашего предприятия и где она зафиксирована?

— где находится информация об обучениях, которые проходили в компании? А об    аттестациях?

— бизнес-план?

— цели компании?

— график отпусков?

Если все это записано, то:

— как организован доступ к этим знаниям сотрудников?

— как описаны бизнес-процессы?

Уверяю вас — все это должно быть записано, а не находиться в голове!

There is laptop near a lot of documents and catalogs

2. Сервер и файлы

Мало того, что знания будут записаны, необходимо организовать к ним удобный доступ сотрудников. Иначе, толку от них не будет. Если не организовать свободного доступа и обмена знаниями, то вероятность того, что они порастут пылью — чрезвычайно высока.

Совершенствование, изменяемость и накапливаемость — неотъемлемые атрибуты базы знаний.

Думаю не нужно объяснять, что знания удобнее хранить в облачном сервисе, к которому есть доступ с любого устройства, подключенного к интернету. Так как это корпоративная база знаний, то еще и в защищенном виде.

Часто руководители хранят знания в виде файлов и папок на внутреннем сервере компании. Совсем продвинутые знают, что такое Dropbox и SugarSync. Суть та же — много папок, в которых лежат файлы.

А теперь представьте, что вы клиентам вместо интернет сайта создаете некий каталог папок, в котором лежат разные файлы о вас и вашем продукте. Пусть копается по FTP и ищет то, что ему нужно.

Правда глупо?

А почему же ваши сотрудники должны рыться в папках?

Правильный путь — это создание внутреннего корпоративного портала, сайта, на котором будут во всем привычной форме выложены знания в виде интернет-страниц.

Такое ведение базы знаний найдет максимально положительный отклик у сотрудников. Ведь мы все с вами привыкли пользоваться сайтами и без труда сможем разобраться.

Fotolia_45544986_Subscription_Monthly_XXL1_8ce1d

3. Функционал корпоративного портала

Далее, я расскажу, как должен функционировать корпоративный портал, чтобы приносить максимальную отдачу.

Удобный доступ к знаниям

Каждый сотрудник должен иметь возможность обратиться в любой момент к этим знаниям.

Знания должны быть удобно структурированы. Удобно визуально представлены.

Пусть на портале будет возможность размещения аудио и видео, картинок и текста.

Если у вас внедрена система совместной работы с документами GoogleDocs или Office365, то вы понимаете, о чем я говорю. Так вот, в вашей базе должна быть реализована возможность размещения на странице документов созданных в похожих сервисах.

Удобный способ наполнения корпоративного портала

Генерировать знания в базу должны почти все сотрудники. А это значит, что возможность добавления или изменения знаний должна быть реализована так, чтобы это мог делать хотя бы каждый руководитель подразделения. И по возможности, — каждый сотрудник. Если это будет сайт с администрированием, в котором смогут разобраться только IT-специалисты, то грош цена такому корпоративному порталу.

Например, если вы ведете в базе знаний страницу  “предложения сотрудников”, то, разумеется, возможность добавлять туда информацию должен иметь любой сотрудник.

Очень важна возможность разграничивать права пользователей, кто-то должен редактировать, кто-то только читать, а кто-то не должен быть допущен до стопроцентного чтения. Это позволит любые знания размещать в одном месте. Даже если руководитель не хочет открывать доступ своим сотрудникам к каким-либо документам, он все равно сможет размещать все в одном месте, ограничивая доступ.

Социализация

Очень удобно если на корпоративном портале будут работать сервисы для общения сотрудников. Возможно, это будет корпоративная лента новостей, форум или же чат. Для компаний с удаленными офисами очень важно чтобы сотрудники, находясь друг от друга на расстоянии, могли общаться и знакомиться друг с другом. Это помогает формировать единую корпоративную культуру.

Информационные возможности

Корпоративный портал должен стать единым каналом распространения корпоративной информации, это могут быть: приказы, свежие прайсы, объявления, документы и т.д.

Поэтому, желательно, чтобы работала система уведомлений для таких разделов, чтобы сотрудники имели возможность подписаться на уведомления об изменениях информации.

Интеграция с другими корпоративными сервисами

Желательно, чтобы была возможность создания единой информационной среды в компании, в которой под одним логином сотрудник получал доступ к корпоративному порталу, документам, почте, календарю, системе управления задачами, CRM и другим сервисам.

Функционал можно додумывать и расширять, уже сейчас видно, что компании Google и Microsoft пытаются все это реализовать.

Такая возможность недавно появилась и в Atlas BPM.

Баннер Атлас

4. Модуль База знаний в Atlas BPM

Свой первый корпоративный портал я делал в GoogleApps. Тогда в 2010 году для меня это было открытие, и когда я придумал, что такой сайт нужен компании, то с удивлением обнаружил, что такие сайты у многих есть.

И уж совсем тогда не предполагал, что стану руководить разработкой собственного облачного решения, которое по удобству поспорит с “Google-Sites”.

Так выглядит настроенная структура Базы знаний в Atlas BPM (все скриншоты взяты из аккаунта компании Atlas Software).

image00

В Базе знаний Atlas BPM есть все, что вам нужно для создания удобного хранилища информации:

  • Создание разделов и подразделов
  • Создание страниц с встроенным редактором (страницу можно использовать как для написания текста, так и для публикации документов из GoogleDocs или, например, диаграмм Gliffy.com)
  • Создание страниц с встроенным файловым менеджером
  • Загрузка картинок, ссылок, файлов и т.д.
  • Удобное меню, которое можно свернуть, чтобы оно не мешало работе
  • Распределенный доступ
  • Вы можете заказать любой объем дополнительного дискового пространства

Чем удобна такая структура? Первое — это удобство использования людям, работающим в данной управленческой среде. Легкий поиск нужных материалов.

Мы активно используем Google-документы и это удобно при работе с сайтом. База знаний в Atlas BPM поддерживает отображение документа на странице. Это позволяет удобно работать с правами доступа, легко вставлять в страницы описания бизнес процессов из программы Gliffy, в которой мы делаем все графические описания процессов.

В Gliffy есть возможность опубликовать любую диаграмму в виде кода.

image01

База знаний Atlas BPM поддерживает интеграцию с этим кодом, вы можете легко его встраивать в вашу страницу. Вот что получится.

image02

Точно также выглядит встроенный документ Google.

image03

Если вы меняете описание процесса или документ, вам не нужно обращаться к сайту для его изменения. Он меняется на сайте автоматически.

Каждый сотрудник имеет доступ ко всем сервисам с помощью единого аккаунта. Этот аккаунт легко администрируется. В случае увольнения сотрудника, достаточно его заблокировать, и сотруднику закрывается доступ ко всем сервисам.

Современные сервисы хранения информации, такие как Atlas BPM, способны значительно повысить удобство накопления и распространения информации внутри компании.

Рады будем проконсультировать вас. Записывайтесь на демонстрацию.

 

Сергей Вихарев
Вихарев Сергей Владимирович — предприниматель, автор системы управления персоналом PARD и обучающих курсов для предпринимателей. Участник и член правления международной организации предпринимателей EO Russia.
Сергей возглавляет группу компаний «ПАРД», куда входит 5 компаний — в области логистики, управленческого консалтинга, производства, финансовых услуг, а также школа менеджмента «PardSchool», успешно внедряющая новые стандарты корпоративного обучения.
 -2

Вам так же может понравится

Облачные технологии 0 Comments

5 рекомендаций о том, как обеспечить безопасность своих интернет ресурсов.

Любая современная компания сегодня имеет веб-сайт или интернет-магазин, а часто и несколько ресурсов сразу. Создают их разные люди — сотрудники или подрядчики, или знакомые директора, или знакомые знакомых, или фрилансеры.

Менеджмент 0 Comments

Теория Ограничений: Как улучшить поток?

Для того, чтобы повысить эффективность работы компании и уровень развития производственной системы, надо выбрать подход для внедрения. Предлагаем вашему вниманию видеоролик о подходе Теории Ограничений. Автор: Алан Барнард (Dr. Alan

Менеджмент 0 Comments

Битва за управляемость

Часть 1: Что такое управляемость подразделения? Часть 2: Зачем самолету так много датчиков и лампочек? Неужели для того, чтоб пилот не заснул? Часть 3: Сначала зажимаем гайки до кровавого пота, а