Как создавать эффективные электронные письма?

Как создавать эффективные электронные письма?

Каждое наше письмо – это наша визитная карточка и отражение деловой позиции. Хотите научиться создавать эффективные электронные письма? Тогда не пропустите сегодняшнюю статью!

Электронная переписка

Деловое общение по электронной почте является неотъемлемой частью жизни любого современного человека: мы пишем коллегам по работе, руководству, клиентам, деловым партнерам, людям, которые с нами знакомы, и тем, кто нас еще не знает.

Достоинствами электронной почты являются:

  • недорогой способ коммуникации;
  • возможность передачи, как простого текста, так и форматированного;
  • возможность передачи произвольных файлов;
  • достаточно высокая надёжность доставки сообщения;
  • простота использования человеком и программами.

Недостатки электронной почты:

  • наличие такого явления, как спам (массовые рекламные и вирусные рассылки);
  • теоретическая невозможность гарантированной доставки конкретного письма;
  • возможные задержки доставки сообщения (до нескольких суток);
  • ограничения на размер одного сообщения и на общий размер сообщений в почтовом ящике (персональные для пользователей).

Перед написанием письма нужно ответить на следующие вопросы:

  • Какова цель написания письма?
  • Кто получатель?
  • Необходимо ли писать письмо?

Ответив на данные вопросы, вы сформируете свои ожидания по результату, форме письма, и убедитесь, верно ли вы выбрали форму коммуникации.

Структура письма

Одно из основных правил электронных писем – «Максимум информации – минимум слов».

Излагайте свои мысли четко (конкретно), последовательно (логика изложения очень важна!), лаконично и доступно для понимания.

Учитесь писать короткими предложениями, при помощи них проще донести необходимую информацию до читателя вашего сообщения.

Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте друг от друга. Сплошной поток мысли сложно воспринимать – можно пропустить основной вопрос.

Следуйте основному правилу  электронных писем – «порционность»: одно письмо – одна тема! Лучше послать несколько отдельных  писем

(с одной темой в каждом), чем одно большое письмо с несколькими не связанными между собой идеями.

Грамотно составленное письмо должно состоять из 7 частей:

  1. Тема
  2. Приветствие и обращение
  3. Цель написания письма
  4. Основной блок
  5. Призыв к действию
  6. Заключение
  7. Подпись

При отправке письма всегда заполняйте поле темы. Это помогает людям расставлять приоритеты и принимать решение, стоит ли читать или отвечать на письмо. Тема, также позволяет отслеживать, на какое письмо пришел ответ и само содержание письма.

Тема должна привлекать внимание, отражать суть письма и быть краткой.

Пример:

image07

image02

Любое письмо всегда начинайте с приветствия и персонального обращения (по возможности).

Обращайтесь к собеседнику по имени. Это проявление вежливости.

Даже при переписке с ближайшими коллегами, с которыми вы часто обмениваетесь электронными сообщениями, непременно используйте приветствие, по крайней мере, в первом письме за день.

Если Ваше послание обращено к нескольким адресатам, то используйте следующие формы: «коллеги», «господа» и др.

Всегда обращайтесь к адресату на «Вы» (пишется с большой буквы).

В следующей за обращением части, следует:

  • Представиться (если вы пишите данному адресату в 1-й раз)
  • Напомнить о вашем последнем общении
  • Написать цель данного письма. Коротко, в 1-2 предложении

изложите то, о чем будет дальнейшее общение

Пример:

image00

После того, как вы коротко изложили о цели Вашего обращения, идет основной блок. Здесь следует раскрыть главную идею, изложить факты, дать обоснование, либо сообщить другую информацию.

Пример:

image03

Вот несколько советов по оформлению письма:

  • Разбивайте ваше письмо на абзацы, избегайте длинных предложений.  В идеале, абзац не должен превышать 5-6 строк. Каждый логический  блок  –  отдельный  абзац. Абзацы следует отделять друга от друга пустой строкой.
  • Выбирайте один шрифт и один цвет. Плохо воспринимаются нагромождения разнообразных шрифтов, выделений в тексте, курсивов, подчеркиваний и цветов.
  • Не следует использовать большой шрифт и заглавные буквы при написании целых слов и предложений. Это воспринимается как агрессия.
  • Если хотите подчеркнуть какую-либо мысль, лучше использовать только подчеркивания или жирный шрифт. Выделение цветом не рекомендуется.
  • В конце предложения не ставьте несколько восклицательных и вопросительных знаков, это неуместно в деловой переписке.
  • Не используйте элементы скорописи, сокращений, смайлы.
  • Не злоупотребляйте сокращениями.
  • Непонятные сокращения могут запутать читателей. Не забывайте, что не каждый сможет правильно понять, что вы имели ввиду.
  • Размер письма не должен быть более одной страницы.

Если вы прикрепляете к письму файлы, следует написать количество и название прикрепляемых файлов.

Пример:

image05

После изложения всей информации, необходимо в вежливой форме написать вашу просьбу адресату. Это то, что нужно сделать после прочтения письма. Часто получатель не понимает, что нужно сделать и поэтому не предпринимает какие-либо действия. Поэтому, если вы хотите получить ответ в самые короткие сроки, необходимо написать ваши ожидания от получателя и желаемый срок исполнения.

Пример:

image01

В конце каждого письма должна быть подпись с вашими контактными данными. Получатель должен видеть контакты по которым можно с вами связаться, и выбрать для себя наиболее удобный способ коммуникации.

Подпись не должна превышать 5 – 6 строк.

Она должна включать в себя:

  1. Вашу фамилию, имя и должность
  2. Название Вашей компании
  3. Телефон (служебный, мобильный(не обязательно))
  4. Skype,  icq и т.д.
  5. Электронный адрес
  6. Сайт компании
  7. Логотип компании

Пример:

image06

Мы рассмотрели тему этики деловой переписки. Разобрав правила внутреннего ведения письма, давайте также рассмотрим рычаги управления, помогающие навести порядок в виртуальном почтовом ящике.

Оптимизация работы с email

Для облегчения работы с потоком входящих писем существует сервис фильтрации.

Он позволит вам автоматически перемещать письма в указанные папки или корзину, основываясь на заданные параметры.

Рекомендуем воспользоваться фильтром сообщений по следующим признакам:

  • Получатель
  • Отправитель
  • Тема
  • Содержит слова
  • Не содержит слова
  • Вложение

Создавая правило для фильтрации писем, вы перекладываете на плечи машины ненужную рутину. Фильтрация писем по папкам облегчает поиск и работу со входящими письмами.

У вас может возникнуть необходимость отправки одинаковых сообщений разным получателям. При помощи шаблонов сообщений, снижайте затраты времени на отправку одинаковых писем.

Базовые принципы создания шаблонов в различных сервисах практически одинаковые. Вам необходимо создать новое сообщение и сохранить его как шаблон.

Некоторые сервисы позволяют создать шаблон готового к отправке сообщения (сохраняется тема, само письмо и вложенные файлы).

В большинстве сервисов порядок создания правил для фильтрации одинаковый (существуют небольшие отличия в оформлении).

В таких сервисах, как: gmail.com, yandex.ru и mail.ru, правило можно создать, зайдя в настройки. Выбираете «фильтры», либо «правила обработки писем», и заполняете соответствующую форму. Воспользуйтесь критерием отбора писем и действий, которые необходимо предпринять.

Сергей Вихарев
Вихарев Сергей Владимирович — предприниматель, автор системы управления персоналом PARD и обучающих курсов для предпринимателей. Участник и член правления международной организации предпринимателей EO Russia.
Сергей возглавляет группу компаний «ПАРД», куда входит 5 компаний — в области логистики, управленческого консалтинга, производства, финансовых услуг, а также школа менеджмента «PardSchool», успешно внедряющая новые стандарты корпоративного обучения.
 -2

Вам так же может понравится

Менеджмент 0 Comments

Составляем бизнес-план: 10 полезных подсказок

Бизнес-планирование предпринимательской деятельности сугубо важно для достижения финансового успеха. Современный предприниматель должен владеть навыками определения перспективы развития своего предприятия, обосновывать целесообразность получения банковских кредитов и привлечения инвестиций и быть готовым

Маркетинг 0 Comments

АГ ПАРД запускает новую услугу — email-маркетинг

Email-маркетинг — это построение взаимодействия с клиентами посредством email-рассылки, на основе маркетингового анализа, с применением специальных инструментов. Результатом email-маркетинга является повышение отдачи от клиентской базы в виде заказов. Аутсорсинговая компания

ATLAS BPM — надежный, безопасный сервис с огромными возможностями

Мы создаем сервис, который сочетает надежность, безопасность и огромные бизнес-возможности. Мы понимаем, что Ваш бизнес должен быть лучшим, а для этого нужно использовать лучшие современные сервисы. ATLAS BPM —  система управления результативностью вашей