Как управлять проектами в малом бизнесе?

Как управлять проектами в малом бизнесе?

Комментарий Сергея Вихарева:

Проекты окружают каждого предпринимателя с момента открытия компании. Ведь запуск компании — это тоже проект. И не только в бизнесе, но и в жизни. Вы заболели? Лечение, часто, тоже проект.

Сегодня с нами поделиться своими знаниями создатель сервиса по управлению проектами Teambridge, Денис Фокин.

Управление любым проектом можно наложить на один универсальный бизнес-процесс, который разбивается на три стадии:

  • Начало проекта (в умных книгах ее называют Инициация)
  • Реализация проекта
  • Завершение проекта

При этом самая продолжительная стадия «Реализация проекта» состоит из последовательности однотипных циклических итераций, каждая из которых приближает проект к завершению, т.е. к достижению цели проекта.

Итак, подробнее о том, как организовать такой бизнес-процесс в TeamBridge.

Начало проекта

Создаете проект

Буквально в один клик создается новый проект, для которого сразу в системе появляется единое рабочее пространство.

Подключаете команду

Добавляете в новый проект тех участников, которые будут задействованы при реализации проекта. При необходимости добавлять новых участников можно будет и позже по ходу проекта.

Собираете информацию о предстоящем проекте

В раздел «Файлы» складываете всю имеющуюся по теме проекта информацию. Помимо прочей информации, рекомендуется для всех проектов заводить один типовой документ, назвать который можно, например, «Паспорт проекта». В этом документе следует кратко сформулировать цель проекта, срок к которому должен быть завершен проект, прочие ограничения, которые необходимо учитывать при планировании проекта.

Планирование работ

  • Вводите декомпозицию работ в виде задач и подзадач.
  • Назначаете задачи исполнителям, проставляете сроки.
  • На диаграмме Ганта оптимизируете график исполнения работ, передвигая сроки начала и завершения работ. Здесь заботитесь о том, чтобы взаимозависимые работы выстраивались в последовательности, чтобы не было перегрузки на одних сотрудников и простоя у других.

Рекомендуется сразу определиться с продолжительностью итераций, на которые будет делиться реализация проекта. В большинстве небольших проектов оптимальная длительность итерации – неделя. В более продолжительных проектах и итерации могут быть более длинными.

Желательно планировать так, чтобы ощутимые (лучше измеримые) результаты появлялись к концу каждой итерации.

Первоначальный план готов!

Реализация проекта

Циклические итерации

Всю стадию реализации проекта рекомендуется разбивать на итерации, чтобы обеспечить лучшую управляемость, возможность отслеживать прогресс проекта и заблаговременно замечать значительные отклонения от плана и появляющиеся риски.

В простейшем варианте типовая итерация разбивается также на три этапа:

  • Планирование – уточнение и детализация плана на предстоящую итерацию
  • Исполнение – исполнение запланированных задач
  • Анализ – оценка соответствия фактического состояния работ запланированному и определение необходимых корректировок

После завершения одной итерации, сразу начинается этап планирования следующей итерации. И так далее, пока цель проекта не будет достигнута.

Итерация должна иметь фиксированную продолжительность. И она не должна зависеть от состояния работ. Цикл итерации должен проходить при любых обстоятельствах.

Например, каждую пятницу можно оценивать текущие результаты работы на соответствие планам. Готовить предложения по корректировке планов. А в понедельник начинать новую итерацию с уточнения плана.

Ежедневная работа участников проекта

Каждый сотрудник всегда может посмотреть все задачи, которые ему назначены. Отдельно может увидеть задачи на сегодня или просроченные задачи.

Сотрудник должен стремиться не допускать появления просроченных задач и предпринимать все необходимые усилия, чтобы наверстать упущенное, в случае появления просроченных задач.

Для исполнения крупных задач, исполнитель может разложить задачу на подзадачи, которые назначить либо себе, либо кому-то из коллег. При исполнении задачи сотрудник, может добавлять соисполнителей, чтобы они могли наблюдать все изменения по задаче и участвовать в обсуждении.

Желательно ход исполнения задачи сопровождать записями в комментариях к задаче. Также через комментарии можно задавать вопросы руководителю, который назначил задачу или инициировать обсуждение связанной с задачей темы. К комментариям полезно прикладывать сопутствующие материалы и ссылки на полезную информацию.

По завершении исполнения задачи, исполнитель должен кратко описать результаты своей работы и приложить результирующие материалы. После чего отметить задачу завершенной.

Ежедневный контроль хода работ руководителем проекта

Руководитель всегда может видеть весь план работ и его текущее состояние. Отдельно он может просмотреть уже выполненные задачи, или те, которые находятся в работе. Можно посмотреть все задачи, назначенные на конкретного сотрудника.

Ярко красным выделяются просроченные задачи. Всегда можно увидеть список всех просроченных задач.

Руководитель должен разбираться с причиной появления просроченных задач и принимать либо стимулирующие воздействия, побуждающие исполнителя устранить отставание, либо корректировать сроки в плане.

Дополнительно руководитель может воспользоваться отчетами для анализа, как текущего состояния проекта, так и его хода в течение определенного периода.

Завершение проекта

К моменту начала этой стадии проекта по существу цель проекта уже должна быть достигнута. Смысл этой стадии – подведение итогов. Необходимо из каждого проекта извлекать уроки, которые учитывать в последующих проектах.

Возможно в ходе реализации были приобретены новые полезные знания, которые стоит оформить и разместить в общедоступном разделе портала для последующего использования. Могут появляться новые шаблоны документов, отчетов и прочих материалов. Могут быть оформлены новые рекомендации для руководителей проектов, например, в части оценки трудоемкости работ.

В зависимости от специфики проектов содержимое этой стадии может варьироваться. После того как вся польза из проекта извлечена, его можно перемещать в архив. И уже после этого можно считать проект полностью завершенным.

Как видите, ничего сложного. Удостоверьтесь сами!

Статья написана для saas.ru

Денис Фокин
Денис Фокин — предприниматель, в бизнесе 10 лет. За это время основал и вырастил две успешные ИТ-компании. В настоящее время развивает онлайн-сервис TeamBridge (www.teambridge.ru). Участник и член правления международной организации предпринимателей EO Russia.
Денис специализируется в вопросах внедрения методов проектного управления в малом бизнесе и управления процессами разработки ПО.
 -2

Вам так же может понравится

Управление процессами 0 Comments

Как создавать эффективные электронные письма?

Каждое наше письмо – это наша визитная карточка и отражение деловой позиции. Хотите научиться создавать эффективные электронные письма? Тогда не пропустите сегодняшнюю статью! Электронная переписка Деловое общение по электронной почте

Управление процессами 0 Comments

Немного о специализированном реинжиниринге…

Pardtechnology специализируется на реинжиниринге бизнес-процессов для компаний, работающих в B2B. За время нашей работы мы делали реинжиниринг в компаниях с разных рынков — от компрессоров до детской одежды. В последний год ситуация

Автоматизация бизнес-процессов 0 Comments

Обзор 12-ти таск-менеджеров для командной работы

Хотите всегда видеть статус по проектам и не терять задачи в почте или в Skype? Тогда выберите инструмент, который подойдет именно вам. Когда начинаются проблемы с управлением проектами, пора задуматься