Управление задачами. Часть 1: Путь к эффективности

Управление задачами. Часть 1: Путь к эффективности

Для тех, кто увлечен жизнью, имеет грандиозные планы и большое количество ежедневных задач, Сергей Вихарев подготовил статью “Управление задачами”. Вы узнаете, как сформировать управленческую среду, что бы она помогала исполнять задачи с лучшим качеством, с наименьшими затратами человеческих ресурсов и с максимально быстрыми сроками.

Задача (в менеджменте) — это элементарное (не всегда раскладывающееся на составные) действие, которое может выполнить один сотрудник для достижения цели, результата.

Иногда задачей называют поставленную цель, которую стремятся достигнуть. Но нас интересует задача, именно как действие сотрудников, направленное на достижение результата.

Пример:

Цель — иметь написанное письмо поставщику. Задача — написать письмо поставщику.

Пример:

Цель — иметь закупленное кофе. Задача — закупить кофе.

Давайте рассмотрим всю совокупность действий, которые производит сотрудник. Все эти действия и есть задачи. Но и все эти действия также разделяются на три группы:

  1. Проекты
  1. Бизнес-процессы
  1. Свободные задачи

Выявление принадлежности задачи к одной из перечисленных групп очень важно для эффективного управления и исполнения задач. Далее мы кратко рассмотрим, что такое проекты и бизнес-процессы на примерах, чтобы вы могли понимать разницу.

Проекты и бизнес-процессы

Проект — это группа задач, объединенных одной уникальной целью или одним уникальным продуктом, с несколькими исполнителями задач и назначенным менеджером проекта.

Проекты есть в любой компании. Это может быть:

  • Открытие магазина
  • Внедрение CRM системы
  • Проведение праздника
  • Переезд в новый офис

Задачи, сгруппированные в проект, являются отдельным управленческим объектом и требуют специальных инструментов. Если руководитель попытается применять к управлению проектами те же инструменты, которые применяются при управлении бизнес-процессами или свободными задачами, он рискует потерей эффективности и качеством исполнения задач.

Бизнес-процессы — это совокупность повторяющихся и взаимосвязанных задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей (Потребительского Продукта) или КВП (Конечного внутреннего продукта), когда клиент процесса находится внутри компании.

Бизнес-процесс, как совокупность задач, требует специальных инструментов управления. В случае если в компании не внедрено процессное управление, можно относиться к задачам бизнес-процесса как к свободным задачам.

Свободные задачи

Свободные задачи — все задачи, которые появляются в поле внимания сотрудника и которые необходимы для успешного достижения целей, показателей, но не входят в проекты и бизнес-процессы (не повторяющиеся и не объединенные одной целью).

Пример: Руководитель ставит вам задачу позвонить клиенту и выяснить вопрос по отправленному грузу.

Эта задача уникальная (не повторяющаяся). Эта задача не в рамках проекта, так как она не группируется с другими и появилась ситуативно, а не запланирована заранее.

Данная задача является самостоятельной задачей.  Именно для эффективного управления данными задачами, предназначен данный курс. Таких задач может быть очень много. Рабочий день некоторых сотрудников полностью состоит из выполнения таких задач.

В компаниях, где не внедрено процессное управление или проектное управление, все задачи становятся свободными, и к ним можно применять правила, приведенные в данном курсе.

Давайте рассмотрим еще несколько примеров свободных задач, проектов и бизнес-процессов.

Возьмем для примера секретаря.

  1. Пример: Секретарь еженедельно делает заказ на канцелярию.

Это бизнес-процесс, так как набор задач всегда один и тот же, и он повторяется еженедельно.

  1. Пример: Секретарю поручено поменять мебель в кабинете директора.

Это проект, так как для выполнения цели: новая мебель, нужно выполнить несколько уникальных задач, объединенных в одну группу. При исполнении этого проекта, на некоторые задачи секретарю придется привлекать других сотрудников.

  1. Пример: Секретарю поручено купить авиабилеты для командировки руководителя в Новосибирск. Это свободная задача, так как это не бизнес-процесс (не цепочка повторяющихся задач) и не проект (не уникальная группа задач с разными исполнителями).

Зачем управлять задачами?

Управлять задачами — значит, таким образом сформировать управленческую среду, что бы она помогала исполнять задачи с лучшим качеством, с наименьшими затратами человеческих ресурсов и с максимально быстрыми сроками.

Следовательно, цели управления задачами можно сформулировать следующим образом:

  • Повысить качество исполнения задач.
  • Снизить количество затрачиваемого сотрудниками (исполнителем и постановщиком) рабочего времени.
  • Правильно определять и расставлять приоритеты выполнения задач.
  • Повысить мотивацию сотрудников: исполнителей и постановщиков задач.

Известные проблемы управления задачами / Студенческий синдром

Люди склонны оставлять работу над задачами на последний отрезок времени. Если сотрудник видит, что на выполнение задачи ему нужно 2-3 часа, а дедлайн ему поставили на вечер завтрашнего дня, он склонен отложить выполнение задачи на последние 3-4 часа.

Но реальность часто вносит коррективы в эти расчеты, и сотрудники не успевают выполнить задачу качественно.

Известные проблемы управления задачами / Закон Паркинсона

Первый закон Паркинсона гласит: “Работа заполняет время, отпущенное на неё”.

Если время, отпущенное сотруднику на выполнение задания — неделя, то он и будет выполнять его неделю. Этот закон является и следствием студенческого синдрома и следствием неправильной постановки задачи.

Известные проблемы управления задачами / Глухой телефон

Одной из наиболее часто встречающихся причин, приводящей к некачественному выполнению задач, является неправильно организованный информационный обмен между постановщиком и исполнителем.

  • Задачи часто ставятся устно
  • Формулируются не точно, что приводит к разному пониманию результата выполнения задачи
  • Не ставятся дедлайны
  • Отсутствие реестра задач, который бы позволял увидеть все открытые задачи сотруднику и руководителю

Эти и многие другие ошибки управления, приводят к потере качества исполнения задач.

В следующей части этой статьи, мы рассмотрим, как правильно организованные процессы управления задачами помогут минимизировать эти ошибки.

Сергей Вихарев
Вихарев Сергей Владимирович — предприниматель, автор системы управления персоналом PARD и обучающих курсов для предпринимателей. Участник и член правления международной организации предпринимателей EO Russia.
Сергей возглавляет группу компаний «ПАРД», куда входит 5 компаний — в области логистики, управленческого консалтинга, производства, финансовых услуг, а также школа менеджмента «PardSchool», успешно внедряющая новые стандарты корпоративного обучения.
 -2

Вам так же может понравится

Менеджмент 0 Comments

Реинжиниринг продаж: Аттестация руководителя отдела продаж

Когда мы беремся за проект реинжиниринга отдела продаж, для нас очень важно работать не только над самими продажами и процессами отдела, но и над способом управления отделом. Отличие нашей работы

Цели, задачи 0 Comments

Сломай 5 барьеров, которые мешаю тебе начать свой бизнес

Многие офисные работники ненавидят свою работу и тайно желают начать свой бизнес. Это связано с окружением, властным боссом, который наблюдает за каждым движением и перенимает ваши хорошие идеи, которые могли

Как управлять проектами в малом бизнесе?

Комментарий Сергея Вихарева: Проекты окружают каждого предпринимателя с момента открытия компании. Ведь запуск компании — это тоже проект. И не только в бизнесе, но и в жизни. Вы заболели? Лечение,