Управление задачами. Часть 2: Четыре процесса управления задачами

Управление задачами. Часть 2: Четыре процесса управления задачами

Грамотная постановка задач для подчиненных позволяет: эффективно организовать рабочий процесс, сконцентрировать внимание руководителя на решении приоритетных управленческих задач и эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Поэтому рекомендуем вам ознакомиться со второй частью статьи Вихарева Сергея “Управление задачами”.

Процесс постановки задачи

1. Формулирование задачи

Поставленная задача должна содержать в себе следующую информацию:

  • Название задачи (задача должна быть сформулирована в повелительном наклонении. «Закупка канцелярии» — неправильно, «Закупить канцелярию» — правильно).
  • Критерии успешности (Формулировка задачи не должна содержать двойственности. Комментарии к задачи должны содержать максимально подробную информацию о критериях успешности выполнения задачи)
  • Постановщик.
  • Исполнитель.
  • Срок исполнения задачи (дедлайн). Срок исполнения задачи должен быть как можно меньше – не более недели. Если задача требует длительного исполнения, необходимо ее разбить на этапы.
  • Важность.
  • Средства исполнения (если это необходимо).

2. Оценка возможности

Постановщик должен ясно понимать, что исполнитель способен выполнить задачу, то есть обладает соответствующими компетенциями и ресурсами. Оценка времени, необходимого для исполнения задач, часто субъективна, но она все равно необходима, что бы задавать рамки для исполнителя.

3. Регистрация задачи

Задача должна ставиться только в системе управления задачами. Задача, поставленная устно, не занесенная в реестр, не обязательна к исполнению. Система управления задачами является реестром, в котором есть информация обо всех задачах.

  4. Информирование исполнителя

Система управления задачами автоматически уведомляет исполнителя о поставленной задаче. Если исполнитель не следит за уведомлениями, а получает информацию о новых задачах только в реестре задач, то необходимо о срочной задаче уведомить дополнительно. Уведомление допускается устное.

Процесс принятия задачи

1. Оценка возможности

  • Исполнитель, при приеме задачи, должен оценить возможность выполнить задачу и сообщить постановщику, если задачу выполнить не возможно, до принятия задачи.  

2. Принятие задачи

  • Исполнитель, оценив возможности, принимает задачу и отмечает в системе – “выполняется” или устанавливается прогресс 10%.
  • Исполнитель может и должен потребовать разъяснений по содержанию задачи, если есть хоть какая-то неясность.  

3. Информирование постановщика о приеме задачи

  • Исполнитель задачи сообщает о принятии задачи. Исполнитель, если это предусмотрено системой, выставляет прогресс (10% принята, 50% в работе, 90% готова на согласование, 100% согласована и закрыта).

Выполнение задачи

Выполнение задачи — это всегда уникальный процесс, может требовать разных действий. Есть четыре правила, следуя которым, исполнитель и постановщик смогут поднять эффективность управления задачами.

Правило 1: Исполнитель может и должен в любой момент обратиться за помощью к постановщику задачи, если такая потребуется.  

Правило 2: Если исполнитель видит, что не успевает выполнить задачу к сроку, он должен сообщить об этом постановщику заранее, до наступления дедлайна.  

Правило 3: Приоритетные те задачи, которые имеют выставленный в системе приоритет – высокий. Если у исполнителя стоят две задачи с одинаковым приоритетом, он может и должен сам выбрать задачу к исполнению, руководствуясь здравым смыслом и своим профессиональным пониманием оперативной обстановки.

Правило 4: Исполнитель может обратиться к постановщику или непосредственному руководителю за разъяснением относительно приоритетности между задачами, если испытывает затруднения при самостоятельном выборе приоритета.

Закрытие задачи

1. Информирование о выполнении

  • Исполнитель сообщает о выполнении задачи (отмечает в системе как выполненную или ставит прогресс 90%).
  • Если исполнитель не сообщил постановщику о выполнении задачи, она не считается исполненной.

2. Контроль выполнения

  • Постановщик, получив информацию о выполнении, должен проверить качество исполнения задачи до ее закрытия.
  • Пока не принята задача по качеству, ее нельзя закрывать.

3. Закрытие задачи

  • Задача не считается закрытой после исполнения. Задача считается закрытой только после закрытия постановщиком.
  • После закрытия задача остается в реестре (системе управления задачами) как выполненная и всегда может быть возобновлена, если выяснится, что нужна доработка.

Способы оптимизации работы с задачами

Следование данным процессам и правилам поможет избежать непонимания между исполнителем и постановщиком, переоценки возможностей, ошибок при выборе приоритетов и других негативных влияний, которые зачастую мешают эффективной работе с задачами.

Есть несколько способов, которые помогут вам повысить производительность работы с задачами. Они дополняют сформулированные в 4 процессах правила:

1. Задачу, на исполнение которой требуется больше одного дня, по возможности нужно раздробить на более мелкие подзадачи.

2. Что бы исключить простои между задачами, необходимо чтобы у сотрудника была всегда открытая задача. Но открытых задач не должно быть много, так как одна-две открытые задачи мотивируют их поскорее выполнить, а 10-20 демотивируют сотрудника и приведут к полной потере производительности.

3. Сотрудникам, которые постоянно выполняют Свободные задачи, лучше выделить специальное время в рабочем регламенте. Например, определенный день недели или определенные часы в течение дня.

4. Некоторые средства автоматизации работы с задачами позволяют вести учет затрачиваемого на задачи времени. Сотрудники, которые пользуются такими инструментами, лучше планируют свое время.

Сергей Вихарев
Вихарев Сергей Владимирович — предприниматель, автор системы управления персоналом PARD и обучающих курсов для предпринимателей. Участник и член правления международной организации предпринимателей EO Russia.
Сергей возглавляет группу компаний «ПАРД», куда входит 5 компаний — в области логистики, управленческого консалтинга, производства, финансовых услуг, а также школа менеджмента «PardSchool», успешно внедряющая новые стандарты корпоративного обучения.
 -2

Вам так же может понравится

Управление процессами 0 Comments

Грамотное руководство — залог качества продукции

Как успешно совмещать управление на благо компании и добрые межличностные отношения в коллективе? Грамотное руководство — это, в первую очередь, работа над собой Что вбирает в себя понятие “хороший руководитель”?

Менеджмент 0 Comments

Составляем бизнес-план: 10 полезных подсказок

Бизнес-планирование предпринимательской деятельности сугубо важно для достижения финансового успеха. Современный предприниматель должен владеть навыками определения перспективы развития своего предприятия, обосновывать целесообразность получения банковских кредитов и привлечения инвестиций и быть готовым

Менеджмент 0 Comments

Битва за управляемость

Часть 1: Что такое управляемость подразделения? Часть 2: Зачем самолету так много датчиков и лампочек? Неужели для того, чтоб пилот не заснул? Часть 3: Сначала зажимаем гайки до кровавого пота, а