Управление задачами. Часть 2: Четыре процесса управления задачами

Управление задачами. Часть 2: Четыре процесса управления задачами

Грамотная постановка задач для подчиненных позволяет: эффективно организовать рабочий процесс, сконцентрировать внимание руководителя на решении приоритетных управленческих задач и эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Поэтому рекомендуем вам ознакомиться со второй частью статьи Вихарева Сергея “Управление задачами”.

Процесс постановки задачи

1. Формулирование задачи

Поставленная задача должна содержать в себе следующую информацию:

  • Название задачи (задача должна быть сформулирована в повелительном наклонении. «Закупка канцелярии» — неправильно, «Закупить канцелярию» — правильно).
  • Критерии успешности (Формулировка задачи не должна содержать двойственности. Комментарии к задачи должны содержать максимально подробную информацию о критериях успешности выполнения задачи)
  • Постановщик.
  • Исполнитель.
  • Срок исполнения задачи (дедлайн). Срок исполнения задачи должен быть как можно меньше – не более недели. Если задача требует длительного исполнения, необходимо ее разбить на этапы.
  • Важность.
  • Средства исполнения (если это необходимо).

2. Оценка возможности

Постановщик должен ясно понимать, что исполнитель способен выполнить задачу, то есть обладает соответствующими компетенциями и ресурсами. Оценка времени, необходимого для исполнения задач, часто субъективна, но она все равно необходима, что бы задавать рамки для исполнителя.

3. Регистрация задачи

Задача должна ставиться только в системе управления задачами. Задача, поставленная устно, не занесенная в реестр, не обязательна к исполнению. Система управления задачами является реестром, в котором есть информация обо всех задачах.

  4. Информирование исполнителя

Система управления задачами автоматически уведомляет исполнителя о поставленной задаче. Если исполнитель не следит за уведомлениями, а получает информацию о новых задачах только в реестре задач, то необходимо о срочной задаче уведомить дополнительно. Уведомление допускается устное.

Процесс принятия задачи

1. Оценка возможности

  • Исполнитель, при приеме задачи, должен оценить возможность выполнить задачу и сообщить постановщику, если задачу выполнить не возможно, до принятия задачи.  

2. Принятие задачи

  • Исполнитель, оценив возможности, принимает задачу и отмечает в системе – “выполняется” или устанавливается прогресс 10%.
  • Исполнитель может и должен потребовать разъяснений по содержанию задачи, если есть хоть какая-то неясность.  

3. Информирование постановщика о приеме задачи

  • Исполнитель задачи сообщает о принятии задачи. Исполнитель, если это предусмотрено системой, выставляет прогресс (10% принята, 50% в работе, 90% готова на согласование, 100% согласована и закрыта).

Выполнение задачи

Выполнение задачи — это всегда уникальный процесс, может требовать разных действий. Есть четыре правила, следуя которым, исполнитель и постановщик смогут поднять эффективность управления задачами.

Правило 1: Исполнитель может и должен в любой момент обратиться за помощью к постановщику задачи, если такая потребуется.  

Правило 2: Если исполнитель видит, что не успевает выполнить задачу к сроку, он должен сообщить об этом постановщику заранее, до наступления дедлайна.  

Правило 3: Приоритетные те задачи, которые имеют выставленный в системе приоритет – высокий. Если у исполнителя стоят две задачи с одинаковым приоритетом, он может и должен сам выбрать задачу к исполнению, руководствуясь здравым смыслом и своим профессиональным пониманием оперативной обстановки.

Правило 4: Исполнитель может обратиться к постановщику или непосредственному руководителю за разъяснением относительно приоритетности между задачами, если испытывает затруднения при самостоятельном выборе приоритета.

Закрытие задачи

1. Информирование о выполнении

  • Исполнитель сообщает о выполнении задачи (отмечает в системе как выполненную или ставит прогресс 90%).
  • Если исполнитель не сообщил постановщику о выполнении задачи, она не считается исполненной.

2. Контроль выполнения

  • Постановщик, получив информацию о выполнении, должен проверить качество исполнения задачи до ее закрытия.
  • Пока не принята задача по качеству, ее нельзя закрывать.

3. Закрытие задачи

  • Задача не считается закрытой после исполнения. Задача считается закрытой только после закрытия постановщиком.
  • После закрытия задача остается в реестре (системе управления задачами) как выполненная и всегда может быть возобновлена, если выяснится, что нужна доработка.

Способы оптимизации работы с задачами

Следование данным процессам и правилам поможет избежать непонимания между исполнителем и постановщиком, переоценки возможностей, ошибок при выборе приоритетов и других негативных влияний, которые зачастую мешают эффективной работе с задачами.

Есть несколько способов, которые помогут вам повысить производительность работы с задачами. Они дополняют сформулированные в 4 процессах правила:

1. Задачу, на исполнение которой требуется больше одного дня, по возможности нужно раздробить на более мелкие подзадачи.

2. Что бы исключить простои между задачами, необходимо чтобы у сотрудника была всегда открытая задача. Но открытых задач не должно быть много, так как одна-две открытые задачи мотивируют их поскорее выполнить, а 10-20 демотивируют сотрудника и приведут к полной потере производительности.

3. Сотрудникам, которые постоянно выполняют Свободные задачи, лучше выделить специальное время в рабочем регламенте. Например, определенный день недели или определенные часы в течение дня.

4. Некоторые средства автоматизации работы с задачами позволяют вести учет затрачиваемого на задачи времени. Сотрудники, которые пользуются такими инструментами, лучше планируют свое время.

Сергей Вихарев
Вихарев Сергей Владимирович — предприниматель, автор системы управления персоналом PARD и обучающих курсов для предпринимателей. Участник и член правления международной организации предпринимателей EO Russia.
Сергей возглавляет группу компаний «ПАРД», куда входит 5 компаний — в области логистики, управленческого консалтинга, производства, финансовых услуг, а также школа менеджмента «PardSchool», успешно внедряющая новые стандарты корпоративного обучения.
 -2

Вам так же может понравится

Цели, задачи 0 Comments

Грамотное руководство — залог качества продукции

Как успешно совмещать управление на благо компании и добрые межличностные отношения в коллективе? Грамотное руководство — это, в первую очередь, работа над собой Что вбирает в себя понятие “хороший руководитель”?

Менеджмент 0 Comments

Битва за управляемость

Часть 1: Что такое управляемость подразделения? Часть 2: Зачем самолету так много датчиков и лампочек? Неужели для того, чтоб пилот не заснул? Часть 3: Сначала зажимаем гайки до кровавого пота, а

Цели, задачи 0 Comments

Почему зависимость от планов идет нам на пользу?

Хотите узнать как зависимость от планов идет нам на пользу? Представляем вашему вниманию еще один отрывок из книги Николая Додонова  “Анти Тайм­менеджмент”. Каждый день несет в  себе  сотни вопросов и  каждый вопрос —